A. Bestuurlijke begeleiding
1. Ten behoeve van het oprichten van een nieuwe c.q. het activeren van een 'slapende' VvE
- Voorbereiden van de eerste ledenvergadering (agenda opstellen, vergaderruimte regelen, uitnodigingen versturen en startvergadering voorzitten);
- Stelt actie- en besluitenlijst op;
- Bespreken / uitleggen / adviseren en noodzakelijke besluiten nemen tijdens deze vergadering over dringende zaken, zoals:
- benoemen (voorlopig) bestuur;
- afsluiten noodzakelijke verzekering (opstal / WA) en eventueel of andere bestuursverzekeringen;
- aanmelden bij Kamer van Koophandel;
- opstellen van een voorlopige begroting;
- vaststellen voorlopige servicekostenbijdragen;
- wijze van innen van de servicekosten;
- bespreken / opstellen Huishoudelijk Reglement;
- bespreken / opstellen meerjarenonderhoudsplan (mjop);
- openen bankrekening op naam van de VvE / regelen tekenbevoegdheid (autorisatie);
- bespreken oplevering(szaken) van het complex c.q. van de algemene ruimten bij nieuwbouw.
2. Ten behoeve van bestaande VvE's
- Voorbereiden van de algemene ledenvergadering (ALV), in overleg met het bestuur c.q. voorzitter van de VvE (mede voorbereiden / opstellen agenda, uitnodigingen versturen en vergaderruimte regelen);
- Stelt actie- en besluitenlijst op van de ALV;
- Bijwonen en adviseren van de ALV;
- Het bewaken van / het toezicht houden op de naleving en uitvoering van:
- in de ALV genomen besluiten;
- de Splitsingsakte;
- het vigerende Modelreglement;
- indien aanwezig het Huishoudelijk Reglement.
B. Administratief- en financieel beheer
- Het aanleggen en beheren van een actueel register van eigeraars;
- Incasseren en administreren van de maandelijkse servicekostenbijdragen;
- Debiteurenbewaking en vervolgstappen nemen bij optredende achterstanden (o.a. aanmaningen verzenden en incassomaatregelen treffen);
- Zorgdragen voor het betalingsverkeer, o.a. het controleren en betaalbaarstellen van facturen;
- Beheren van de VvE-bankrekening(en) en eventueel regelen van de tekenbevoegdheid;
- Relevante gegevensbestanden bijhouden (o.a. ledenadministratie, servicekostenbijdragebetalingen);
- Opstellen van de begroting;
- Opstellen van de jaarrekening met balans en toelichting;
- Controle op de jaarrekening door de kascommissie regelen en afhandelen;
- Voorstellen doen voor de hoogte van servicekostenbijdragen;
- Contacten onderhouden met betreffende makelaars en notarissen;
- Voorstellen doen voor reserveringen t.b.v. voorzieningen (o.a. groot en planmatig onderhoud);
- Assurantiezaken regelen (o.a. verzekeringen actualiseren, schadezaken, hertaxatie);
- Juridisch richting geven.
C. Technisch beheer en onderhoud
1. Algemeen
- Adviseren aan de voorzitter over het contractonderhoud, planmatig en groot onderhoud;
- Jaarlijks het appartementencomplex op hoofdpunten beoordelen;
- Jaarlijks verstrekken van een gemotiveerd onderhoudsadvies;
- Het controleren en betaalbaar stellen van facturen.
2. Dagelijks onderhoud
- Zorgdragen voor het afhandelen van het (dagelijks) klein onderhoud;
- Toezicht houden op de uitvoering van de werkzaamheden
3. Contractonderhoud
- Afsluiten van onderhoudscontracten;
- Controle op de naleving van onderhoudscontracten (o.a. CV-onderhoud, tuinonderhoud, schoonmaakwerkzaamheden e.d.).