A. Bestuurlijke begeleiding

1. Ten behoeve van het oprichten van een nieuwe c.q. het activeren van een 'slapende' VvE

• Voorbereiden van de eerste ledenvergadering (agenda opstellen, vergaderruimte regelen, uitnodigingen versturen en startvergadering voorzitten);
• Stelt actie- en besluitenlijst op;
• Bespreken / uitleggen / adviseren en noodzakelijke besluiten nemen tijdens deze vergadering over dringende zaken, zoals:
  
  • benoemen (voorlopig) bestuur;
  • afsluiten noodzakelijke verzekering (opstal / WA) en eventueel of andere bestuursverzekeringen;
  • aanmelden bij Kamer van Koophandel;
  • opstellen van een voorlopige begroting;
  • vaststellen voorlopige servicekostenbijdragen;
  • wijze van innen van de servicekosten;
  • bespreken / opstellen Huishoudelijk Reglement;
  • bespreken / opstellen meerjarenonderhoudsplan (mjop);
  • openen bankrekening op naam van de VvE / regelen tekenbevoegdheid (autorisatie);
  • bespreken oplevering(szaken) van het complex c.q. van de algemene ruimten bij nieuwbouw.

2. Ten behoeve van bestaande VvE's

• Voorbereiden van de algemene ledenvergadering (ALV), in overleg met het bestuur c.q. voorzitter van de VvE (mede voorbereiden / opstellen agenda, uitnodigingen versturen en vergaderruimte regelen);
• Stelt actie- en besluitenlijst op van de ALV;
• Bijwonen en adviseren van de ALV;
• Het bewaken van / het toezicht houden op de naleving en uitvoering van:
  • in de ALV genomen besluiten;
  • de Splitsingsakte;
  • het vigerende Modelreglement;
  • indien aanwezig het Huishoudelijk Reglement.

B. Administratief- en financieel beheer

• Het aanleggen en beheren van een actueel register van eigeraars;
• Incasseren en administreren van de maandelijkse servicekostenbijdragen;
• Debiteurenbewaking en vervolgstappen nemen bij optredende achterstanden (o.a. aanmaningen verzenden en incassomaatregelen treffen);
• Zorgdragen voor het betalingsverkeer, o.a. het controleren en betaalbaarstellen van facturen;
• Beheren van de VvE-bankrekening(en) en eventueel regelen van de tekenbevoegdheid;
• Relevante gegevensbestanden bijhouden (o.a. ledenadministratie, servicekostenbijdragebetalingen);
• Opstellen van de begroting;
• Opstellen van de jaarrekening met balans en toelichting;
• Controle op de jaarrekening door de kascommissie regelen en afhandelen;
• Voorstellen doen voor de hoogte van servicekostenbijdragen;
• Contacten onderhouden met betreffende makelaars en notarissen;
• Voorstellen doen voor reserveringen t.b.v. voorzieningen (o.a. groot en planmatig onderhoud);
• Assurantiezaken regelen (o.a. verzekeringen actualiseren, schadezaken, hertaxatie);
• Juridisch richting geven.

C. Technisch beheer en onderhoud

1. Algemeen

• Adviseren aan de voorzitter over het contractonderhoud, planmatig en groot onderhoud;
• Jaarlijks het appartementencomplex op hoofdpunten beoordelen;
• Jaarlijks verstrekken van een gemotiveerd onderhoudsadvies;
• Het controleren en betaalbaar stellen van facturen.

2. Dagelijks onderhoud

• Zorgdragen voor het afhandelen van het (dagelijks) klein onderhoud;
• Toezicht houden op de uitvoering van de werkzaamheden

3. Contractonderhoud

• Afsluiten van onderhoudscontracten;
• Controle op de naleving van onderhoudscontracten (o.a. CV-onderhoud, tuinonderhoud, schoonmaakwerkzaamheden e.d.).